§ به جای کلمات غیر‌فارسی از معادل فارسی آنها استفاده کنید، به‌ویژه در مواردی که معادل فارسی، مصطلح و رایج است. به‌طور مثال استفاده از کلمه «لذا» به‌جای «برای همین» یا «به‌همین دلیل» توجیهی ندارد.رعایت املای صحیح فارسی به مطالعه و درک راحت‌تر کمک می‌کند.
§ همچنین در نوشته‌های فارسی باید در حد امکان از همزه « ء، أ، ؤ، ة، إ، ئ» استفاده نشود. به‌عنوان مثال «اجزاء هواپیما» و «آئین نگارش» ناصحیح، اما «اجزای هواپیما» و «آیین نگارش» صحیح هستند.
§ بین کلمات به هم وابسته همانند: روان‌شناختی، کتاب‌نامه، کتاب‌ها، بی‌نظم، صرفه‌جویی، به‌واقع، واقع‌گرا، غلط‌گیر، مستحق‌اند؛ از نیمفاصله (non- width non break) استفاده شود.[1]
§ نقل قول‌های مستقیم با فاصله 2 سانتیمتر) تقریباً یک ششم طول سطر متن اصلی( تورفتگی (Cm 2 by: + Special indentation) و با استفاده از سبک‌ها (Styles) ایجاد شوند.[2] تورفتگی لازم در ابتدای پاراگرافها، باید به صورت اتوماتیک ایجاد شود و نه به کمک space. این اتفاق در تعریف قلم‌های «متن پایان نامه 1»،«نقل قولها» و ... تنظیم شده است. [3]
§ نشانه‌های سجاوندی (، ,،؛: ؟!) همیشه چسبیده به ماقبل بوده و بعد از آنها یک فاصله (Space) بیاید.
§ اشعار و مصراع‌های آن روبروی هم تایپ شوند نه زیر هم و فاصله‌گذاری بین دو مصراع با Tab صورت گیرد. قلمی‌که برای شعر در نظر گرفته شده است «شعر» می‌باشد.
o توانا بود هر که دانا بود ز دانش دل پیر برنا بود
§ اصل بر جد‌انویسی است مگر در موارد استثناء: (آنکه، آنچه، اینها، آنها ـ بهترین، بدترین، کمتر، بیشتر و...).
§ نام کتابهای درون متن یتالیک می‌شود و کلماتی که از سوی مؤلف بر روی آنها تأکید شده در میان «گیومه» قرار می‌گیرند[4]. تنها از گیومة بی‌گوشه « -- » استفاده شود و نه "--" و همچنین ازگیومة انگلیسی”--“ تنها در متون انگلیسی استفاده شود.
§ اگر در پایان نامه آیة قرآن آمده است یا همه بدون اعراب یا همگی با اعراب باشند.
§ چه ارجاع به یک صفحه باشد وچه به چند صفحه، در هر دو حالت از نشانۀ اختصاری «ص» استفاده می‌شود. برای مثال: ج2،ص120-123 و از صص استفاده نمی‌شود.
§ نام مشهور مؤلفان و نویسندگان بعد از نام اصلی در داخل پرانتز می‌آید: مثل زین الدین بن علی العاملی (شهید ثانی) و تا حد امکان از واژه‌های تحسینی همچون مرحوم، آیت الله و ... و همچنین کنیه‌ها و القاب پرهیز شود مگر این که با نام مولف یکی و عجین شده باشد.
§ حرکت کلمه‌ها یا تشدید، فقط در جایی که احتمال اشتباه هست بیان می‌شود مثل قوت، مرکَب، مُسلّم، گله، مَدرَس، مُلک
§ کلمه مرکّب: اعم از اسم خاص، لقب، کنیه، صفت و ... اجزای آن با نیمفاصله می‌آیند همانند: محمدباقر، هم‌مسلک، امیرالمؤمنین، بقیةالله، ابوطالب، ابی‌عبدالله، ابن‌عباس، پیامبرگونه، بحارالانوار.
§ شماره‌گذاری با کلمات: تنها بر پایۀ حروف ابجد باشد: ا) ب) ج) د) هـ).
§ برای فیت کردن متن از فاصله(Space)استفاده نشود.
§ به‌جای کلمات رک: بنگرید به: ر.ک: نگ به، نگاه کنید به، نک: نوشته شود.
§ در متون عربی واو عطف بدون فاصله نسبت به کلمة بعد می‌آید. ولکن، ویخافونهم، والذین آمنوا، ...
§ از کشیدن کلمات (مثل، علــــــــم فقــــــــه)، (فصــــــل دوم) خودداری شود.
§ از اعراب‌گذاری بی مورد در متن فارسی پرهیز شود: أمر، إمکان، إحتمال، مُوافق و ... .
§ متون عربی / انگلیسی در پایان نامه‌های فارسی باید به زبان سلیس و روان ترجمه شوند.
§ ترجمه متون قرآنی و یا نهج البلاغه از ترجمه‌های معتبر و با ذکر نام مترجم استفاده شود.
§ تمامی پاورقی‌ها/ پی‌نوشت‌های انگلیسی با حروف کوچک[5] (Lowercase) نوشته شود. مگر اینکه اصطلاح مهم یا اسم خاص باشد و یا تصریح و تأکید شود که با حروف بزرگ نوشته و تایپ شود.
§ گذاشتن بیش از یک فاصله (Space) بین کلمات مجاز نمی‌باشد. به‌عنوان مثال «اصول نگارش» صحیح، و «اصول نگارش» ناصحیح می‌باشد.
§ گاهی لازم است اجزای یک کلمه از یکدیگر جدا نوشته شوند، بدون آنکه بین آنها فاصله گذاشته شود (مثل کلمه «می‌شود» یا «جدانوشتن»). به این منظور بین دو بخش کلمه مورد نظر از <Ctr+-> یا <Shift+Space> (SS) استفاده کنید[6]
§ تقریباً تمامی کلمات مرکب در زبان فارسی باید از هم جدا نوشته شوند؛ به استثنای صفات فاعلی مانند «عملگر»، «باغبان» و یا «دانشمند» و کلماتی نظیر «اینکه»، «آنها». در ادامه به نمونه‌هایی از مواردی که باید اجزای یک کلمه جدا، اما بدون فاصله نوشته شوند، اشاره می‌شود.:
§ در افعال مضارع و ماضی استمراری که با «می» شروع می‌شوند، لازم است که در عین جدا نوشتن، «می» از بخش بعدی فعل جدا نیافتد. برای این منظور باید از «فاصله متصل» استفاده و «می» در اول فعل با SS از آن جدا شود. به‌طور مثال «می‌شود» به‌جای «می شود».
§ «ها»ی جمع باید از کلمه جمع بسته‌شده جدا نوشته شود؛ مگر در برخی کلمات مانند «آنها». این امر در مورد کلمات غیر‌فارسی که وارد زبان فارسی شده‌اند و با حرف «ها» جمع بسته می‌شوند، مانند «کانال‌ها» یا «فرمول‌ها» مورد تاکید است.
§ کلمات فارسی نباید با قواعد عربی جمع بسته شوند؛ پس «پیشنهادها» صحیح و «پیشنهادات» اشتباه است.
§ اسم‌ها و صفت‌های دو‌قسمتی مثل «خط‌چین» و «نوشته‌شده» با SS از هم جدا می‌شود.
§ شناسه‌ها با SS از کلمه اصلی جدا می‌شود. مثل «شده‌اند» و «شده‌است».
§ «است» هنگامی که نقش شناسه را داشته باشد توسط SS از قسمت اصلی جدا می‌شود. مانند «گفته‌است».
§ بند پیشین نباید باعث افراط در استفاده از فاصله متصل شود. مثلاً عبارت «نوشته می‌شود« صحیح و عبارت «نوشته‌می‌شود» ناصحیح است.
§ فعل‌های دوکلمهای که معنای اجزای آنها کاملاً با معنای کل متفاوت است، بهتر است که با SS از هم جدا شوند.
§ کلمات مرکب مثل کلمه «دوکلمهای» در عبارت «فعل‌های دوکلمهای» و «یادداشت‌برداری».
§ مصدرهای دو قسمتی با SS از هم جدا می‌شوند. مثل «ذوب‌کردن» و «واردکردن».
§ صفات تفضیلی مثل « آسان‌تر».
§ پس از هر سرعنوان(Heading)، لازم است که متنی هر چند مختصر نوشته شود. هیچ‌گاه پس از یک سرعنوان، نباید بدون ظهور متن، سرعنوان داخلی شروع شود. در متن آغازین هر سرعنوان، لازم است که محتوای فصل یا بخش و دلیل وجود آنها، به‌منظور ایجاد فضای ذهنی در خواننده، بیان شود.
§ توصیه می‌شود پایان نامه را برای ویرایش نهایی پرینت گرفته و از این طریق به اصلاح امور بپردازید. جهت اصلاح موارد ویرایشی میتوانید از ابزار replace استفاده زیادی ببرید. مثلا در replace موارد زیر را جابجا نمایید تا برخی از مشکلات ویرایشی حل گردد:
§ جابجاییِ «می » با «می» (بعد از «می» دوم نیم فاصله خورده است)
§ جابجاییِ « ها» با «ها» (قبل از «ها»ی دوم نیم فاصله خورده است)
§ جابجایی « ،» با «،» (بقیه موارد ویرایشی نیز بدین گونه اصلاح می‌گردد.)
§ قابل ذکر است در استفاده از replace دقت لازم را داشته باشید چرا که موارد انجام شده به راحتی قابل بازگشت نیست.
[1] . معمولا نیم فاصله با شورت کات shift+spase می‌باشد در صورت عمل نکردن باید برای آن شورت کات تنظیم شود.
[2] . این اقدام در قلم «04-متن نقل قولها» به وجود آمده است.
[3] . این اقدام نیز در قلم «02-متن پایان نامه2» ایجاد شده است.
[4] . نباید بولد و ایتالیک شود.
[5] . قابل ذکر است حرف اول کلمات در انگلیسی بزرگ تایپ می‌شود.
[6] . . اگر از windows xp 32 بیتی استفاده می‌کنید و دکمه <Shift+Space> رایانه شما فعال نیست (یعنی اجزای یک کلمه را بدون فاصله از یکدیگر جدا نمی‌کند)، لازم است که فایل kbdfa.dll همراه با این الگو را از طریق Safe Mode در مسیر windows\system32 روی فایل موجود به همین نام Overwrite کنید. راه دیگر این است که از بین سمبل‌های موجود در منوی Insert>Symbol>Special Characters گزینه No-width Optional Break را به‌صورت یک Short-cut تعریف کنید. متداول است که Ctl+Space برای این مورد تعریف می‌شود.
